문서 만들기 — 엑셀 · 워드 · PPT · PDF

흐름은 늘 같다

형식별로 무엇을 말해야 하나

엑셀 (.xlsx)

가장 실수가 잦은 곳이다. 사람 눈에는 뻔한 것이 기계에는 안 보인다. 머리글이 몇 행인지와 무엇을 기준으로 묶을지를 반드시 말한다.

(가계부.xlsx 첨부)

시트 "2026" 의 2행이 머리글이다.
A열 날짜, B열 분류, C열 내용, D열 금액.

· 분류별 월 합계를 만들어 줘
· 날짜 형식이 2026.3.5 와 2026-03-05 로 섞여 있다 — YYYY-MM-DD 로 통일
· 금액에 쉼표가 들어간 셀은 숫자로 바꿔 줘
· 못 읽는 값은 고치지 말고 "확인필요" 시트에 따로 모아 줘
· 결과는 새 xlsx 파일로. 원본은 건드리지 마

워드 (.docx)

구조를 먼저 말하면 훨씬 낫다 — "제목 / 요약 / 본문 / 정리" 같은 뼈대. 기존 문서를 고치는 것이라면 그 파일을 붙이고 "이 파일을 고쳐서 같은 형식으로" 라고 한다. 새로 쓰라고 하면 글꼴·여백·머리말이 전부 달라져서 결국 손이 더 간다.

파워포인트 (.pptx)

지켜야 할 양식이 있으면 백지에서 만들지 않는다. 쓰던 파일을 하나 붙이고 "이걸 복제해서 내용만 채워 달라"고 한다.

(내가 쓰던 발표자료.pptx 첨부 + 정리할 내용 첨부)

첨부한 파일을 복제해서 내용만 채워 줘. 새로 만들지 마.
· 슬라이드 비율과 글꼴은 원본 그대로
· 제목 줄 색과 아래쪽 쪽번호 위치도 건드리지 마
· 슬라이드 6장: 표지 / 배경 / 현황 / 문제 / 해결 / 다음 할 일
· 자료에 없는 숫자는 넣지 말고 "미확인"으로

PDF

읽는 쪽은 강하다 — 스캔본이 아니면 표까지 뽑아낸다. 만드는 쪽은 "이대로 인쇄할 최종본"에 쓴다. 여러 개를 하나로 합치거나, 필요한 쪽만 빼내거나, 순서를 바꾸는 것도 된다.

만들고 나서 — 대조가 절반이다

문서가 그럴듯하게 나올수록 확인을 건너뛰게 된다. 세 가지만 본다 — 왜 이 셋인지는 LEARN L1 · 04.

1. 개수 — 원본 줄 수와 결과 줄 수가 설명되는가. (합쳤다면 몇 개가 줄었는지)
2. 합계 — 금액이나 수량의 총합이 원본과 맞는가. 안 맞으면 어디서 빠졌는지 되묻는다.
3. 양 끝 — 첫 줄과 마지막 줄. 잘림은 거의 항상 끝에서 난다.

시간이 조금 더 있으면 아무 줄이나 셋을 골라 원본과 눈으로 대조한다. 가운데서 한 칸씩 밀린 것은 이렇게만 잡힌다.

이걸 아예 시키는 것도 방법이다 — "작업 전후의 줄 수와 금액 합계를 같이 알려 줘. 안 맞으면 그 이유도." 숫자를 내놓게 하면 틀렸을 때 바로 드러난다.

정리 — 세 줄

1. 화면에 그리지 말고 파일로 달라고 한다.
2. 양식이 있으면 그 파일을 붙여 복제하게 한다. 백지 생성은 서식이 무너진다.
3. 개수 · 합계 · 양 끝 셋으로 대조한다. 대조가 작업의 절반이다.